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数字档案长期保存系统

时间:2022-07-11 15:29 来源:巨风元成科技 点击:

       数字档案是数字技术发展过程中衍生出的一种档案管理方式,数字档案可以存储重要的信息资源,不仅能够规避纸质档案存储带来的易污染、不易保存且不易检索的弊端,还能强化档案原件的保护效果,降低档案管理的人力成本。本文站在数字技术发展的角度,分析数字档案在长期存储信息资源方面的安全对策,通过强化防火墙设置、健全档案管理系统以及提高数字档案人员素养等方式,达成数字档案长期安全存储的目标。

       数字档案可采用多种备份方式,且录入档案和管理档案需要花费的人力资源较少,在档案检索方面只需要设定对应的检索入口,就能从数据库当中获取需求的档案信息,十分便捷,能够满足对档案信息保护的要求[1]。档案信息数字化的有点在于便所便捷且比较容易备份,而将各类档案信息录入到计算机当中并不需要花费过多的存储空间,积极强化计算机安全防护工作,可有效保证档案信息的安全。


数字档案存储信息存在的安全问题
 
(一)软件技术安全问题
 
数字文档的长久保留,与计算机硬件和软件技术有着不可分割的关联。当不同的软件技术和方式在电子文档形成、转移和恢复之时,就会形成不同的数字文档类型。不过对人类目前的科技水平而言,过于高超的技术手段仍然是把双刃剑,既为数码文档的长时间存储提供了便利,又给数码文档的长久存储造成了难以忽略的安全问题,计算机病毒、黑客入侵等电脑问题侵蚀了电脑的薄弱环节,甚至还能够迅速传染,造成了大量的安全问题[2]。由于现如今保存技术的缺乏完善性以及操作技术的缺乏稳定性,因此数码文档在长时间安全存储方面仍然存在着很大的挑战。
 
(二)信息管理安全问题
 
数字文档与纸质文件不同,由于数字文档的主要变现方法为电子文档,而电子文档的主要应用环境则为网络,因此如果不刻意的采用预防措施,则人们在互联网上就能够随时阅读存在于特定终端或电子设备上的文档。而且,在某个终端上的电子文档也能够同时传给若干个收集终端[3]。此外,由于电子文档还存在着可更改性,这也带来了电子文档认定上的问题,如果没有办法及时找回原样,会给人的日常生活、工作和学习造成很大的负面影响。由此可知,如果没有对数字文档合理规范的加以管理,将会使得电子文档更加缺乏社会公信力和凭证价值。目前,由于人们还无法形成一种高度信息集中的生活模式,使得人们在现实工作中对数字档案的长久保留,仍具有着巨大的挑战[4]。
 
(三)载体材料安全问题
 
数字档案的存储需要载体,但这种载体材质通常受外界影响较大,会由于保管不良引起破损,而且有一些数字档案载体的破损无法被找到,可以由专用设备来检测。现如今,数码档案的主要载体有:声像档案、电子文档和实体档案等,和传统纸质文档比较,数码文档的载体寿命要缩短了不少,其最实用的存储方式就是光盘备份。
 
数字档案存储信息的安全对策
 
(一)强化信息流通加密技术
 
防火墙是一个软件的防护装置,防火墙有自己的防御条例,对网络数据的源头和途径进行了检查,而对危险的网络或信号时,会自动防护,其防御效果也是比较良好的。但是从其防御方法上来看,也是一个相对被动的防护方法,有外而有内进攻时,它才能发挥作用。
 
(二)构建文件档案管理系统
 
首先,构建文档信息网络与安全管理体系,完善与规范在使用电脑条件下文件归档保存工作过程,使其适应档案管理的需要;然后,按照文档使用过程来制定文档互联网信息化系统功能设计;最后,在实践工作中,从电子文档的完善发展到归档贫乏规范化和程序化管理过程中,将建立了数据备份机制和数字档案管理记录体系等,以维护电子历史信息的完整性,为更完善的数字归档工作提供了合理的资料依据,以确保了数字归档的真正实效性。
 
(三)提升档案管理人才素质
 
现代化的设备往往需要人来操作,而档案信息化则需要人管理来完成,因此,培养一个具备现代科学知识和服务意识的专业技术团队,是非常关键的。第一,档案管理员专业知识技术水平一定要高,才可以准确的对数字档案进行保存、传递和组织管理等工作;第二,全面了解档案专业知识,档案搜集与整理的工作够完善,才可以从多角度对档案进行整合收集并通过电脑,实现更高效的管理工作。
 
结束语
 
数字档案的进一步发展也意味着科学技术的的不断进步,它的问世也为人们提供了很大的便利。但是,实现数字档案长久安全的存储需要我们每一个人的共同努力,只有通过不断加强科技力量和管理,才能防止比信息出现问题,从而使其长久安全存储的目标得到实现。
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