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馆藏综合档案管理系统

时间:2022-07-11 14:33 来源:巨风元成科技 点击:


 
馆藏综合档案管理系统主要涉及到档案的来源、档案的手机方式、档案的种类、档案数字化、档案的索引等

一、馆藏档案管理系统功能概述
 
馆藏档案管理主要实现对档案信息和档案业务的管理,不仅要包含数字化馆藏档案管理流程中所涉及的各个重要环节,(如:全宗管理、档案检索、统计分析、借阅管理、原文管理等),还要充分考虑到今后各项功能的延续性和扩展性。
 
(一)档案信息管理
 
档案信息管理实现对档案信息的采集、索引、全宗管理、档案统计等管理。
 
1、数据采集
 
数据采集包括录入与批量移交、挂接。录入模块设计应考虑便于档案录入操作,有条目的完整性检查,同时可以对档案条目进行批量修改。可以实现档案条目从外部的导入和档案条目的导出。可使文件扫描所形成的电子文件与其所对应的著录条目进行快速、批量的链接。实现对纸张、照片、录音、录像、磁带、电子文件等原文资料的采集、管理、发布和检索利用等功能。
 
2、自动索引
 
数据库对文档自动建立索引,从而使检索更易。一旦被编入索引,基于内容的查找与文件系统的查找相比,速度可快好几个数量级。
 
3、信息检索
 
档案信息检索,包括组合检索、全库检索、全文检索等多种方式。
 
4、库房管理
 
包括库存统计、库房设备管理、库房环境管理、出入库记录等。具备对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理;对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理;对库房的温湿度进行管理。
 
5、全宗管理
 
进行全宗单及相关信息的登记和管理工作。
 
6、档案鉴定
 
可对损坏、丢失找回的档案进行登记,对到期的档案进行开放鉴定或销毁登记。档案鉴定应包括档案鉴定模板的定义、档案开放管理、档案销毁管理、档案损坏管理、档案丢失找回管理、档案鉴定数据管理、档案鉴定流程审批等功能。
 
7、档案统计
 
档案统计能自动对录入系统的档案库内的各种数据进行统计,并可根据定制的统计方案形成各种统计图表,如打印直方图、饼图、柱状图等。可以完全替代以往由档案人员手工进行的统计工作。
 
档案统计能够提供完善的年报录入、管理等功能,所形成的年报报表符合国家标准,并可形成上报盘上报给上级主管单位,同时可接受下级单位上报来的数据,并可对报上来的数据进行数据汇总。
 
应能够实现用户自定义年报数据与档案数据的对应,实现相关年报数据的自动生成。减少管理人员的年报汇总工作量。
 
 
(二)档案业务管理
 
1、档案编研
 
可实现大事记、专题及组织延革等的编写,并提供与档案原件的挂接。
 
2、档案库管理功能
 
档案库管理具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能,主要包括:档案库的建立、修改、删除,档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。实现数据库结构、数据字典、实体分类的用户自定义管理,档案库的多级多层分类管理。
 
系统的数据项的设置符合《档案著录规则》(DA/T18-1999)的规定。提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对项目的格式完全一致,并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。推荐的通用文件格式为:文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式;扫描图象数据采用JPEG、TIFF、djvu格式;视频数据采用MPEG、AVI格式;音频数据采用MP3、WAV等格式。
 
3、整理编目
 
整理编目功能具备类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、馆藏统计、打印输出等基本功能,并提供主题词(或关键词)及分类号的自动标引功能。
 
整理编目模块需满足下列主要要求:
 
①能为用户自行设置实体分类方案预留空间,并能满足自动按照分类类目进行分类和排序;
 
②能自动生成档案管理所需各种排列序号,并能由用户自主修改和重排序;
 
③能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等;
 
④具备功能齐全的统计功能,并能生成相关报表;
 
⑤具备完善的打印输出功能,能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。
 
4、归档整理
 
系统提供传统立卷和一文一件整理两种归档业务。并且实现对归档文件的撤件和调整功能。
 
5、系统管理
 
具有用户管理、权限分配、数据备份、数据恢复、系统日志、故障自检、安全控制和数据迁移等功能。
 
6、无缝连接
 
能实现和档案数据接收及处理平台的数据自动交换,馆藏档案管理系统里鉴定开放的数据可以自动进入档案数据接收及处理平台、移交进馆的档案可以通过档案数据接收及处理平台进入馆藏系统。
 
二、馆藏档案管理系统技术要求
 
1、项目采用跨平台、标准的、开放的、技术成熟的J2EE 技术,采用B/S模式的Internet/Intranet的三层结构,实现客户端零维护;
 
2、系统设计综合先进性、实用性与扩展性的特点。业务工作功能实用,以档案信息收、管、用一体化管理流程为主线;
 
3、操作简单直观,使用维护方便,符合一般业务工作的习惯。有开放性、扩展性和易于二次开发的特性;
 
4、项目应用系统与档案信息数据运行安全可靠。按角色和权限实行严格的访问控制。系统操作的重要模块具备全程跟踪、日志查看等安全保障功能;
 
5、系统应该供完整数据备份和恢复策略,定时备份数据和文档,并可以在突发故障时予以恢复。建有完善的安全保障体系,具有较强的灾难恢复能力。
 
6、项目设计应支持多种结构与格式的档案数据管理。
 
7、以XML技术作为支持,为用户自定义应用界面和业务数据结构,并将其与底层数据库定义格式、界面标准输入、输出的接口转换作了实现,可实现分布式、异构应用系统之间的数据交换。
 
8、系统应提供标准的安全数据接口,可以和档案接收及处理平台实现无缝对接。
 
9、系统支持海量(T级)的档案数据的运转与管理,支持海量数据库智能检索、跨库检索、全文检索等等多种检索途径.

 
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