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数字档案移交接收系统

时间:2022-07-11 10:17 来源:未知 点击:


 
近年来,国家档案局相继出台《电子文件归档与数字档案管理规范》、《数字档案移交与接收办法》、《数字档案管理基本术语》等系列与数字档案管理工作的相关规范标准。
 
我公司根据上述规范文件制定了数字档案移交接收管理系统,档案在数字化之后需要移交给立档单位,档案所属主体单位在接收数字档案过程中需要学习、了解并掌握数字档案系统的使用、管理、以及基本的维护。

数字档案移交接收管理包括一下方面:

一、在线指导:自助注册、业务指导、人工服务、资料下载;

二、移交接收:档案移交、档案接收、导入/导出、档案检测、档案整理、接口管理;

三、档案管理:数据管理、档案编目、批量挂接、档案鉴定、档案统计、档案编研

四、馆室共享:受理登记、利用申请、利用审批、一站式搜索、馆室共享




巨风元成科技公司数字档案移交和接收的过程
 
1.组织和迁移转换数字档案数据
 
根据规定的数字档案移交范围,组织相应的数字档案数据,并按照固定形式和要求对数字档案数据进行处理,使之符合接收单位的要求。若采用离线移交,则使用光盘或其他介质,按照相应的存储结构和格式要求进行转换、存储,并贴上相应标签。过程中应检验数字档案数据的真实性、完整性、有效性和安全性,包括数字档案的内容、结构和背景信息是否与形成时的原始状况一致,数字档案的内容、结构、背景信息和元数据等是否缺损;数字档案数据是否能够识别有效、存储可靠、载体完好等。
 
2.移交和接收数字档案数据
 
不管移交单位采取离线方式还是在线方式移交数字档案,接收单位都应首先对数字档案数据的真实性、完整性、有效性进行检验,包括数据内容是否完整齐全、描述准确、编目规范、手续完备,对于特殊格式的数字档案,核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。对于离线移交的,还应检查存储载体外观是否完好清洁、无划痕、无损坏、无病毒。之后才能与接收单位办理交接手续,双方填写《数字档案移交与接收登记表》,完成交接工作。
 
3.著录和保存数字档案数据
 
接收单位接收了数字档案数据并不意味着移交过程就此结束,为实现数字档案的长期存储和有效利用,接收单位还需要对接收的数字档案数据进行著录,建立目录或全文数据库,方便查找和利用;迁移转换数字档案数据,将数字档案向其他系统中迁移或在其他存储设备中备份,实现数字档案数据的长期存储。
 
数字档案移交过程中的注意事项
 
1.处理好保密与解密的关系
 
在数字档案的移交和接收过程中,要注意处理好保密与解密的关系,应采取“非密的要积极移交,涉密的要妥善移交”的策略。对于不涉密或已经解密的数字档案,凡是符合移交要求的,有长期保存价值的,都应当积极主动地进行移交和接收。但是对于涉密的数字档案,应在符合国家有关保密安全的要求下,严格按照涉密信息和涉密载体的管理要求进行移交和接收工作。若保密条件不成熟,则应暂缓涉密数字档案的移交和接收工作。
 
2.确保数字档案的真实性、完整性和有效性
 
由于数字档案自身特点和存储环境的特殊性,使其在真实性、完整性和有效性方面容易受到破坏,影响数字档案的利用价值。因此,在移交和接收过程中,应特别注意对数字档案真实性、完整性和有效性的检验,做到“移交前要检查,接收后要验证,定期迁移和转换”。即在移交前,移交单位应检查数字档案的真实性、完整性和有效性;移交和接收过程中,接收单位也需要对数字档案进行检验,确认无误后才能接收;在保管过程中,还应定期对数字档案进行迁移和转换,以确保数字档案的长期可读。
 
3.不断探索新技术在接收和移交中的应用
 
数字档案的移交和接收是一项长期工作,需要持续稳定的投入。随着移交的数字档案越来越多,容量越来越大,对存储设备和传输通道的要求也越来越高。另外,为了安全有效保管接收来的数据,需要建立相应的数据备份系统和容灾系统,并对存储设备进行定期状态监控、维护、软硬件更新和升级,这些工作对于一般档案接收单位来说将是一笔不菲的开支。这需要我们不断采用新技术来提高数字档案移交和接收工作的效率,同时减轻成本压力。


我们优势:

        巨风元成科技智能档案库房整体建设采用一体化平台结构设计,高度集成了库房环境测控、库房安全防护、库房档案管理、库房存储装置管理等多项系统,实现了平台化统一管理的目的。​
 
       采用计算机技术、自动控制技术、通讯与信息处理技术相结合,把档案安全保护综合管理系统和一体化管理平台,有效解决档案安全“十防”(防火、防盗、防高低温、防潮湿、防水、防光、防尘、防有害气体、防虫、防霉)问题,降低管理人员劳动强度,提高档案管理工作效率,实现档案安全保护工作由传统的人工管理向现代智能化、科学化、人性化管理转变。

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